Sotsiaalministeeriumis registreeritavad dokumendid on:

1. üksikdokumendid; 
2. dokumendigrupid, kuhu kuuluvad sama teemat puudutavad dokumendid.

Üksteisega seotud dokumendid moodustavad asja. Ühes asjas koostatud dokumendid kannavad sama registreerimisnumbrit ehk viita.

Asja võib algatada kas Sotsiaalministeeriumile saadetud dokument, milles tõstatatud küsimusele Sotsiaalministeerium peab vastama (vastusdokument), või Sotsiaalministeeriumist väljasaadetav dokument, millele oodatakse vastust (vastusdokument) väljastpoolt.

Asja algatusdokumendi liik on üks järgmistest Sotsiaalministeeriumis registreeritavatest dokumendiliikidest:

1. kiri sisse ja selle alamliigid: kutse, garantiikiri, Riigikogu liikme kiri, hinnapakkumine, tänukiri, volikiri, kooskõlastamisele saabunud õigusakti eelnõu, teabenõue/selgitustaotlus/märgukiri, taotlus;
2. kiri välja ja selle alamliigid: kutse, garantiikiri, tänukiri, kooskõlastuskiri, volikiri.

Lisaks eespool loetletud dokumendiliikidele registreeritakse Sotsiaalministeeriumi dokumendiregistris järgmisi dokumendiliike:

1. sotsiaalministri üldkäskkiri; 
2. kantsleri üldkäskkiri; 
3. ministri käskkiri Eesti Haigekassa ravimite loetelu muutmiseks; 
4. personalikäskkirjad teenistussuhte korraldamiseks; 
5. puhkusekäskkiri; 
6. ergutuse ja karistuse käskkiri; 
7. välislähetuse käskkiri; 
8. leping (koos alaliikidega).

Kõigil üheksal liigil on oma numbrigeneraator.

Uue dokumendiregistri kaudu tagatakse juurdepääs registreeritud elektroonilistele dokumentidele, millele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut.

Hetkel toimuvad uues dokumendiregistris tehnilised hooldustööd. Peale hooldustööde lõppemist on dokumendiregister taas kasutatav.

 Vanemas dokumendiregistris on dokumentide kohta on avalikustatud registriandmed. Paberdokumentidele juurdepääs dokumendiregistri kaudu puudub. Kui soovite tutvuda antud dokumentidega, siis palun esitage meile teabenõue.
Sotsiaalministeeriumi veebilehe dokumendiregistri kaudu saab dokumentidega tutvuda kahel viisil:

1. avalehel loetletud dokumendiliikide
   või 
2. otsingu kaudu

Sotsiaalministeeriumi dokumendiregistri avalehel on dokumendiliikide loetelu: käskkirjad, lepingud ja kirjad.
Vajutades dokumendiliigi juures olevale aastale avaneb valitud aasta dokumentide register.

Dokumendi registreerimiskanne koosneb:

• Pealkiri – dokumendi pealkiri;
• Kuupäev – dokumendi kuupäev; 
• Viit – registreerimisnumber dokumendiregistris; 
• Osapool – dokumendi autor või osapool kirjade ning partner lepingute korral; 
• Seosviit –  teise poole registreerimisnumber; 
• Liik – dokumendi liik; 
• Edastamise viis – mil viisil dokument Sotsiaalministeeriumisse saabus või välja saadeti; 
• Sari – dokumentide loetelus nimetatud sari, milles dokument asub; 
• Vastamise tähtaeg – asja lahendamise tähtaeg; 
• Osakond – osakond, kuhu dokument on täitmiseks suunatud või kus dokument on koostatud; 
• Vastutav täitja – ametniku nimi, kellele asi on lahendamiseks suunatud;
• Juurdepääsupiirang – A tähistab avalikku või AK (asutusesiseseks kasutamiseks) juurdepääsupiiranguga dokumenti (Juurdepääsupiiranguga dokumentide puhul kuvatakse ka piirangu algus, lõpp ning seadusest tulenev alus);
• Edastatud – asutuse nimi, kellele dokument vastamiseks edastati;
• Edastamise kuupäev – mis kuupäeval dokument edastati vastamiseks teisele asutusele;
• Kehtivuse liik  - lepingu kehtivuse liik;
• Kehtivuse lõpp – lepingu kehtivuse lõpukuupäev;

Otsingut saab teostada järgmiste väljade järgi: pealkiri, registreerimise number, dokumendi kuupäev, saatja indeks, kellelt (saatja), kellele (saaja), dokumendi liik, dokumendi alamliik, otsi sõna.

Otsingu tingimuste vahel on loogiline JA, st otsitakse dokumente, mis sisaldavad kõiki sisestatud tingimusi. Otsingutulemuse saamiseks peab olema valitud vähemalt üks otsingutingimus.

Klikkides soovitud otsingutulemusel, avanevad antud dokumendi registriandmed.

Kui teil tekib küsimusi, pöörduge infojuhtimise osakonna poole tel +372 626 9301.